Deuxième de 3 articles, où je présente quelques clés pour vous avoir enfin du temps, pour vous libérer du stress, pour que vous aussi appreniez comment gérer votre temps. Une approche pratique, aux résultats rapides et durables pour augmenter vos ventes.
Pour un entrepreneur, apprendre à gérer son temps est une priorité. J’aborde certains facteurs aux effets négatifs sur votre performance, ce qui aura des conséquences désastreuses sur votre gestion du temps. Voici la liste des éléments à prendre en considération pour obtenir plus de temps libre:
1. Sachez dire NON et gardez vos clients
Parfois, vous voulez tellement bien faire que vous acceptez plus de travail que vous ne pouvez réellement effectuer, et vous pensez ainsi satisfaire vos clients. Ce que vous oubliez, c’est que vous serez moins efficace, vous aurez du retard, la qualité de vos travaux en souffrira. Vous serez frustré et plus stressé devant l’insatisfaction de vos clients.
Apprenez, comment dire NON, mais aussi à expliquer pourquoi.
Si vous pensez que vous n’êtes pas en mesure de respecter vos échéances (vérifiez dans votre agenda votre planning de travail), soyez honnête avec votre client et avec vous-même. Ayez une explication claire à propos de vos contraintes de temps, votre client vous en sera reconnaissant et acceptera probablement un prolongement des délais.
Si, pour des raisons importantes, vous ne pouvez pas refuser ou reporter le travail qui vous est demandé, dupliquez votre temps.
2. Pensez à dupliquer le temps
Le temps est une ressource non renouvelable. Pour disposer de plus de temps, vous avez 2 solutions : soit bien le gérer ou soit le dupliquer.
Lorsqu’il s’agit de gérer votre temps, savoir déléguer devient un atout considérable. Cependant, qu’allez-vous déléguer ? Identifiez les tâches qui vous demandent beaucoup de temps ou qui vous ralentissent pour effectuer les tâches importantes.
Perdez-vous du temps avec des e-mails et des coups de fil non désirés ou à attendre l’impression de documents ? Déléguez ces tâches à quelqu’un d’autre, je suis sûr que vous gagnerez un temps considérable.
3. Arrêtez d’attendre, travaillez
Vous perdez du temps à attendre. Attendre chez le dentiste, le médecin, au garage, dans le métro, l’autobus, chaque fois que vous attendez… c’est du temps perdu. Profitez-en pour travailler. Ayez toujours avec vous, le rapport X, la proposition y, le projet machin. Vous êtes bloqué sur le périphérique, tant mieux, profitez en pour enregistrer vos commentaires concernant le contrat que vous devez signer la semaine prochaine.
Avez-vous remarqué ? Je viens de vous faire gagner 1 heure par jour. Soyez créatif et avec un peu de réflexion, il est facile d’organiser votre travail. Vos pertes de temps doivent se transformer en gain de temps.
4. Demandez à un cambrioleur
Il est minuit, la porte de votre bureau s’ouvre lentement, une ombre pénètre dans la pièce, soudain, un faisceau lumineux jaillit d’une lampe de poche et éclaire votre emplacement de travail. Un cri retentit… suivi d’une course rapide dans l’escalier, puis du vrombissement du moteur d’une voiture accompagné du crissement des pneus. Que s’est-il passé ?
Un bureau avec trop de papiers, trop encombré, va décourager n’importe quel voleur. Il vous laissera, vous aussi, démoralisé et par conséquent moins productif. Organisez votre lieu de travail, cela vous évitera de perdre du temps à chercher vos documents. Utilisez la méthode japonaise des 5S. Je l’ai adaptée pour mes formations en marketing et vente, et c’est merveilleux.
Mon truc infaillible : pour savoir si votre espace de travail est correctement organisé, faites venir une personne qui ne connait pas votre bureau et demandez-lui de trouver un document en particulier. Si elle y arrive, bravo, vous êtes un champion de l’organisation. Sinon, vous aurez du pain sur la planche.
Mais oui, je suis très sérieux. Cette méthode fonctionne, je l’ai apprise d’un collègue lorsque j’étais Responsable régional chez Bouygues. Au début j’avais comme vous, un petit sourire en coin, me moquant de mon collègue. Mais le jour où il m’en a fait la démonstration, je riais jaune !
5. Utiliser le secret de la tomate et bougez
Faites un minimum d’exercices physiques, cela réduit votre stress et votre anxiété. Faire du sport vous permet de garder un corps sain, ce qui aura un effet positif sur la qualité de votre travail. Même au bureau, faites des pauses — utilisez la technique POMODORO par exemple — et profitez-en pour vous étirer, pour marcher, pour faire quelques exercices pendant 5 minutes et ne pensez plus à votre travail.
6. Faites comme Napoléon
Un sommeil insuffisant vous affaiblira et vous empêchera de rester concentré face à un client. Sept à huit heures de sommeil suffisent normalement, mais il n’y a pas de normes. Certains n’ont besoin que de 4 heures de sommeil pour être en forme. Connaissez votre besoin en sommeil et adaptez-vous.
Mon conseil : lors d’une surcharge de travail, faites comme les politiciens, les dirigeants de grandes entreprises, et Napoléon : quelques siestes de 5 à 10 minutes pendant la journée pour vous redynamiser. Oui, je sais, il faut s’entrainer avant de pouvoir s’endormir en quelques minutes. Mais vous pouvez y arriver. Je vous en reparlerai…
7. Utilisez des outils qui permettent de gagner du temps
Mais attention, c’est une arme à double tranchant, surtout avec les outils numériques. Utilisez-les à bon escient et avec discipline, sinon… c’est l’inverse qui va se passer. Ces outils vont se transformer en voleurs de temps.
Apprenez la lecture rapide. Les résultats en gain de temps sont énormes.
Voilà, je vous ai présenté succinctement 7 approches pour la gestion du temps. De votre temps !. Choisissez en au moins 2 et travaillez-les sérieusement. Vous constaterez, au bout d’une semaine, que c’est facile d’avoir du temps libre — au moins 1 heure de plus par jour. Plus vous utiliserez ces 7 techniques, plus vous constaterez avoir de plus en plus de temps disponible.
Savoir comment s’organiser est la pierre angulaire de la réussite.
Pierre Bertucat, votre marketeur
Dans mon prochain article sur la gestion du temps, je vous apprends que les voleurs de temps n’existent pas !
Et vous, croyez-vous aux voleurs de temps ?
Photo ©-byheaven-Fotolia.com