Vous ouvrez les yeux. Mauvaise nouvelle : la journée a déjà commencé sans vous. Vous avez mal dormi. Sur la table, une facture attend. À midi, ce rapport doit être terminé. Trois appels à passer — non, quatre. Il faut aussi penser aux courses, répondre à ce client, préparer la réunion de cet après-midi et ne surtout pas oublier ce que vous avez promis pour demain. Vous n’avez encore rien fait que vous êtes déjà en retard.
ASSEZ !
Vous connaissez cette impression ? Plus vous essayez de rattraper le temps, plus il semble courir vite. Vous terminez une chose, trois autres apparaissent. Vous achetez des outils censés vous faire gagner du temps et, curieusement, vous passez une partie de votre temps… à gérer les outils qui devaient vous en faire gagner. Et pendant ce temps-là, que deviennent vos projets, vos passions, les gens que vous aimez ?
Vous les remettez à plus tard. À ce fameux jour où vous aurez enfin « plus de temps ».
Votre problème n’est peut-être pas le temps
Pendant longtemps, j’ai cru exactement le contraire. Je travaillais comme les autres autour de moi. Beaucoup. Vite. Avec des dossiers partout, des interruptions, des urgences et cette impression très professionnelle d’être indispensable puisque je n’avais jamais une minute à moi. Vous voyez le piège ?
Être occupé et être efficace sont deux choses différentes.
Il m’a fallu du temps pour comprendre que je ne pouvais évidemment pas fabriquer une vingt-cinquième heure. En revanche, je pouvais commencer à regarder ce que je faisais des vingt-quatre premières. À certaines périodes, j’étais en même temps éditeur, conférencier, formateur et consultant, avec en plus des activités à la Chambre de commerce et ailleurs. La question n’était donc pas théorique : il fallait que mon organisation fonctionne au milieu d’activités très différentes.
J’ai travaillé cette approche avec des équipes de vente et des entrepreneurs. Les méthodes classiques d’organisation pouvaient être utiles, mais chez certaines personnes, connaître une matrice ou faire une belle liste de priorités ne suffisait pas. Pourquoi ? Parce que le problème n’était pas seulement quoi faire en premier. Il était aussi dans tout ce qui venait remplir, interrompre, ralentir ou recommencer la journée.
Et si vous faisiez fausse route ? Moi aussi, j’ai fait fausse route. Peut-être comme vous en ce moment.
Regardez ce qui remplit réellement votre journée
Prenez votre journée d’hier. Pas votre agenda idéal. Votre vraie journée. Combien de fois avez-vous commencé quelque chose avant de passer à autre chose ? Combien de fois avez-vous interrompu une tâche pour regarder un message qui aurait très bien pu attendre ? Combien de dossiers, d’e-mails ou de petites choses avez-vous regardés, mis de côté… puis repris plus tard ?
Et combien de fois avez-vous dit oui alors qu’une petite voix vous soufflait déjà : Tu n’auras jamais le temps. Voilà où cela devient intéressant. Votre manque de temps ne vient pas nécessairement d’une seule grosse erreur spectaculaire. Il peut venir de dizaines de petites décisions presque invisibles. Un « oui » de trop. Une notification. Une tâche commencée mais non terminée. Un document que vous ouvrez trois fois. Un imprévu auquel vous donnez automatiquement priorité. Une chose désagréable que vous repoussez jusqu’à ce qu’elle devienne urgente.
Le problème n’est alors plus : « Où puis-je trouver davantage de temps ? » Mais : « À quoi est-ce que je donne mon temps sans vraiment l’avoir décidé ? » Cette question change beaucoup de choses.
Commencez par faire le diagnostic
Je vais vous proposer quelque chose de très compliqué. Prenez une feuille. Oui, une feuille. Je sais, c’est terriblement sophistiqué. Pendant une journée, chaque fois que votre travail est interrompu ou qu’une tâche prend plus de temps que prévu, notez simplement pourquoi. Pas besoin de chronométrer votre existence à la seconde. Cherchez plutôt les répétitions.
Ce que vous reportez.
Les petites actions que vous pourriez régler mais qui reviennent sans cesse dans votre champ de vision.
Ce qui vous interrompt.
Messages, appels, sollicitations, notifications… tout ce qui décide momentanément à votre place de ce que vous allez faire.
Ce que vous acceptez.
La demande supplémentaire que vous prenez parce qu’il est plus facile de dire oui maintenant que d’expliquer non.
Ce que vous faites plusieurs fois.
Lire, classer, reprendre, vérifier, rechercher, rouvrir.
Et enfin : ce qui mérite réellement votre temps. C’est souvent là que la surprise commence. Parce qu’il ne s’agit plus seulement d’aller plus vite. Il s’agit de choisir.
Vous n’avez pas besoin de devenir une machine
C’est peut-être l’un des grands malentendus autour de la gestion du temps. On vous parle d’efficacité, de productivité, d’optimisation, de méthodes, de logiciels… À force, votre journée risque de ressembler au tableau de bord d’une centrale nucléaire. Ce n’est pas mon objectif. Je ne cherche pas à remplir chaque minute disponible. Je cherche exactement l’inverse : en libérer.
Le véritable changement apparaît lorsque vous cessez de vous considérer comme la victime d’un emploi du temps et que vous recommencez à décider ce qui mérite d’y entrer. Cela ne signifie pas que les imprévus vont disparaître. Vos clients continueront à appeler. Votre famille continuera à avoir besoin de vous. Les problèmes continueront parfois à choisir le pire moment pour apparaître.
Mais entre subir chaque demande et tout contrôler, il existe une marge. C’est cette marge que nous cherchons. Et cette marge peut servir à travailler, bien sûr. Mais également à réfléchir. À respirer. À déjeuner sans regarder votre téléphone. À voir quelqu’un. Ou à ne rien faire du tout. Oui, j’ose écrire cela dans un article sur la gestion du temps.
Trois endroits où commencer à récupérer votre temps
Une fois votre diagnostic fait, regardez ce qui revient le plus souvent. Si votre problème est surtout que vous acceptez trop, gardez certaines tâches que d’autres pourraient faire ou utilisez mal certains moments de votre journée, commencez par ces leviers concrets pour récupérer du temps. Si ce sont surtout les messages, appels, notifications et sollicitations qui décident de votre programme à votre place, allez voir pourquoi le voleur de temps n’existe peut-être pas vraiment.
Et si vous constatez que vous ouvrez, classez, remettez et reprenez constamment les mêmes tâches, il existe une erreur particulièrement coûteuse : traiter plusieurs fois ce que vous pourriez décider une seule fois. Ce sont trois problèmes différents. Et c’est justement pour cela qu’une seule « méthode miracle » de gestion du temps fonctionne rarement pour tout le monde.
Vous devez d’abord savoir où votre temps s’en va. Ensuite seulement, vous choisissez le bon levier.
Ce que vous cherchez vraiment à gagner
Posez-vous une dernière question. Pourquoi voulez-vous davantage de temps ? Pour prendre plus de clients ? Développer votre entreprise ? Terminer plus tôt ? Faire quelque chose que vous repoussez depuis six mois ? Passer davantage de temps avec votre famille ? Reprendre un projet abandonné ? Vous n’êtes pas obligé de répondre comme un consultant en productivité.
Votre réponse peut simplement être : « J’aimerais finir ma journée sans avoir l’impression qu’elle m’a mangé. » Cela me paraît déjà une excellente raison. Le temps que vous récupérez n’est pas le véritable résultat. Le résultat, c’est ce que vous allez pouvoir en faire. Alors demain matin, lorsque tout recommencera à vouloir entrer en même temps dans votre journée, ne cherchez pas immédiatement à courir plus vite.
Regardez d’abord ce qui essaie d’y entrer. Et demandez-vous : Est-ce vraiment à cela que je veux donner mon temps ?