Vous voulez plus de temps libre ? Alors j’ai une mauvaise nouvelle : personne ne va vous en livrer demain matin dans un joli paquet. Le temps ne se fabrique pas. En revanche, vous pouvez parfois arrêter d’en gaspiller, en libérer… et même en dupliquer une partie. Oui, dupliquer. J’y viens. Si vous avez d’abord besoin de comprendre pourquoi vos journées débordent avant même d’avoir commencé, revenez à cette question : pourquoi avons-nous toujours l’impression de manquer de temps ?
Sinon, passons directement au concret. Voici sept leviers. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser les sept. Choisissez-en un. Ou deux. Mais faites quelque chose avec.
1. Sachez dire NON sans perdre vos clients
Vous voulez bien faire. Alors vous dites oui. Oui à ce client. Oui à ce dossier supplémentaire. Oui à cette petite urgence qui « ne prendra que cinq minutes ». Puis arrive le moment où toutes ces petites choses deviennent urgentes en même temps. Vous prenez du retard. Vous travaillez plus vite. La qualité risque d’en souffrir. Vous êtes stressé et votre client, que vous vouliez justement satisfaire en disant oui, commence à trouver que cela prend beaucoup de temps.
Magnifique résultat. Dire non ne signifie pas : « Débrouillez-vous, ce n’est pas mon problème. » Cela peut simplement vouloir dire : « Je peux m’en occuper, mais pas dans le délai que vous me proposez. » Regardez votre charge réelle avant de vous engager. Et expliquez pourquoi. Vous protégez votre temps et la qualité de ce que vous allez livrer.
Le plus délicat n’est d’ailleurs pas toujours de dire non. C’est de dire non sans frustrer votre interlocuteur. Ça, c’est un autre sujet.
2. Dupliquez votre temps
Le temps est une ressource curieuse. Vous ne pouvez pas en acheter davantage. Mais vous pouvez parfois faire réaliser par quelqu’un d’autre ce qui n’exige pas nécessairement votre présence. Autrement dit : déléguez. Cela paraît évident. Pourtant, nous sommes nombreux à conserver des tâches simplement parce que nous avons toujours fait ainsi.
Posez-vous deux questions : Quelles tâches prennent beaucoup de mon temps ? Puis : Parmi elles, lesquelles nécessitent réellement que ce soit moi qui les fasse ? La différence entre les deux listes peut être intéressante. Vous n’avez peut-être pas besoin de déléguer votre métier. Vous pouvez déléguer ce qui vous empêche de l’exercer.
Et lorsque vous déléguez, ne transmettez pas seulement une série de gestes. Précisez le résultat attendu, les règles utiles et les informations nécessaires. Puis demandez à la personne de vous résumer ce qu’elle a compris. C’était l’un des principes que j’utilisais dans mes formations : déléguer ne consiste pas à se débarrasser d’une tâche, mais à rendre quelqu’un capable de la prendre réellement en charge.
Voilà ce que j’appelle dupliquer son temps.
3. Arrêtez d’attendre… ou décidez d’attendre
Salle d’attente. Train. Aéroport. Un rendez-vous qui commence en retard. Nous avons tous ces petites poches de temps pendant lesquelles nous ne pouvons pas faire ce que nous avions prévu. Autrefois, je considérais automatiquement cela comme du temps perdu. Puis j’ai changé de question. Au lieu de : « Combien de temps vais-je encore attendre ? », je me suis demandé : « Qu’est-ce que je peux faire avec ce temps-là ? »
Relire quelques notes. Préparer les idées d’un dossier. Écouter quelque chose que vous aviez mis de côté. Noter les points d’un prochain rendez-vous. Ou, pourquoi pas, ne rien faire et laisser votre cerveau tranquille quelques minutes. Le principe n’est pas de transformer chaque seconde de votre existence en usine de production. C’est de choisir ce que vous faites d’un temps qui, de toute façon, est disponible.
4. Demandez à un cambrioleur
Il est minuit. La porte de votre bureau s’ouvre lentement. Une ombre entre. Un faisceau de lampe de poche glisse sur votre bureau… Des papiers. Des dossiers. Encore des papiers. Des piles à droite. Des piles à gauche. Des piles dont vous ne savez probablement plus vous-même ce qu’elles contiennent. Le cambrioleur regarde tout ça.
Et prend la fuite. Même lui n’a pas envie de chercher. Vous riez ? J’ai pourtant découvert une idée très sérieuse derrière cette image.
Lorsque j’étais responsable régional chez Bouygues, un collègue m’a fait découvrir une façon extrêmement simple de réfléchir à l’organisation du lieu de travail. Au départ, j’avais un petit sourire en coin. Puis il m’en a fait la démonstration. Je riais déjà beaucoup moins. Le principe que j’ai ensuite adapté dans mes formations est proche de la logique des 5S : chaque chose doit avoir une place suffisamment claire pour que vous ne perdiez pas votre temps à la rechercher.
Vous voulez un test ? Demandez à quelqu’un qui connaît peu votre bureau de trouver un document précis. S’il le trouve facilement, bravo. Sinon… le cambrioleur avait peut-être raison. Et attention : je parle ici de l’environnement de travail. Si votre problème est plutôt que vous prenez un dossier, le regardez, le reposez puis devez le reprendre plus tard, c’est une autre mécanique.
5. Utilisez le secret de la tomate
Une tomate peut-elle vous faire gagner du temps ? Oui. Pas celle de votre salade. La technique Pomodoro consiste à alterner des périodes de travail concentré et des pauses. Mais ce qui m’intéresse ici n’est pas de vous imposer un minuteur précis. C’est le principe : pendant un moment, faites une chose. Puis arrêtez réellement.
Le piège moderne consiste souvent à faire exactement l’inverse : travailler, regarder un message, retravailler, consulter quelque chose, revenir au dossier, repartir ailleurs… Au bout d’un moment, vous avez été très occupé. Mais qu’avez-vous terminé ? Essayez plutôt de protéger une période de travail sur une seule tâche. Puis levez-vous. Marchez. Étirez-vous. Regardez ailleurs. Et revenez. Ce n’est pas la tomate qui fait le travail. C’est votre décision de ne pas découper constamment votre attention en petits morceaux.
6. Faites comme Napoléon… ou plutôt comme vous
Dans mon ancien article, j’avais intitulé ce conseil : « Faites comme Napoléon. » L’image me plaît toujours. Mais l’essentiel n’est pas de copier le sommeil de Napoléon, d’un dirigeant célèbre ou de votre voisin. C’est beaucoup plus simple : connaissez votre propre fonctionnement. Certaines personnes continuent à travailler alors qu’elles n’avancent pratiquement plus.
Vous relisez trois fois le même paragraphe ? Vous commencez à faire des erreurs inhabituelles ? Vous tournez autour d’un problème sans avancer ? Peut-être qu’insister n’est plus la meilleure façon de gagner du temps. Une vraie pause peut parfois être plus utile que trente minutes supplémentaires passées devant un écran à faire semblant d’avancer. Vous n’êtes pas une machine. Heureusement.
7. Utilisez les outils qui vous font gagner du temps… pas l’inverse
Nous disposons d’outils extraordinaires. Agenda électronique. Automatisations. Dictée vocale. Applications de prise de notes. Intelligence artificielle. Rappels. Messageries. Et probablement douze applications dont vous avez oublié le mot de passe. Le problème n’est pas l’outil. C’est ce qu’il devient lorsqu’il exige davantage de temps qu’il n’en économise. Votre système d’organisation doit vous servir. Vous ne devez pas passer votre journée à servir votre système d’organisation.
Avant d’ajouter un nouvel outil, posez-vous donc une question : Qu’est-ce qu’il va réellement me permettre de ne plus faire, de faire plus simplement ou de faire une seule fois ? Si vous n’avez pas de réponse… vous n’avez peut-être pas besoin de cet outil. Et lorsque vos outils commencent eux-mêmes à vous appeler, vibrer, sonner et réclamer constamment votre attention, vous arrivez sur un autre territoire : celui de ces fameux voleurs de temps qui n’existent peut-être pas.
Maintenant, n’en appliquez surtout pas sept
Oui, vous avez bien lu. Je viens de vous donner sept conseils et je vous recommande de ne pas essayer de tout changer lundi matin. Ce serait encore une excellente façon de remplir votre emploi du temps. Choisissez plutôt deux questions : Qu’est-ce que je pourrais arrêter de faire moi-même ? Et : qu’est-ce qui me fait perdre régulièrement du temps sans m’apporter grand-chose ?
Puis choisissez un seul changement. Dire non à une demande. Déléguer une tâche. Préparer quelque chose pendant une attente. Ranger enfin cet endroit où vous passez dix minutes à chercher chaque document. Protéger un moment de travail. Faire une pause avant d’être complètement vidé. Supprimer un outil devenu inutile. Essayez. Observez. Ajustez. Puis seulement, ajoutez autre chose.
Parce que le but n’est pas d’être le champion mondial de la gestion du temps. Le but est beaucoup plus intéressant : avoir du temps pour ce que vous voulez réellement en faire.