Connaissez-vous le spécialiste des piles ? Pile « urgent ». Pile « à faire ». Pile « à répondre ». Pile « à classer ». Pile « je m’en occupe demain ». À la fin de la matinée, son bureau est parfaitement organisé. Tout est bien rangé. Il n’a simplement… rien réglé. C’est une vieille façon que j’avais de présenter un problème très simple : nous pouvons consacrer énormément de temps à organiser ce que nous devons faire sans jamais réellement le faire.
Et le pire ? Nous allons devoir reprendre toutes ces choses une deuxième fois.
Regardez ce qui se passe vraiment
Il est 9 heures. Vous vous asseyez à votre bureau. Devant vous : quelques documents, des e-mails, peut-être une liste de choses à régler. Vous ouvrez le premier message. Une invitation. « Il faut que je réponde. » Pas maintenant. Vous la laissez ouverte, la marquez ou la classez quelque part. Deuxième message. Un dossier en cours. Important. « Je regarde ça après. »
Troisième chose. Une petite facture. Pas urgente. Elle peut attendre. Vous continuez ainsi. Au bout d’un moment, vous avez examiné beaucoup de choses. Et vous avez peut-être même cette agréable impression d’avoir commencé à travailler. Mais regardons le résultat.
L’invitation ? Toujours à traiter. Le dossier ? Toujours à traiter. La facture ? Toujours à traiter. Vous avez simplement transformé trois choses à faire en trois choses à refaire. Voilà l’erreur qui m’intéresse ici.
Faites moins de « à faire »
Quand vous prenez quelque chose, essayez de prendre une décision. Pas forcément de tout exécuter immédiatement. Ce serait absurde. Un rapport de vingt pages ne va pas se rédiger parce que vous avez ouvert le dossier. Mais une décision, oui.
Je le fais maintenant.
Je le programme réellement.
Je le délègue.
Je le refuse.
Je le classe parce qu’aucune action n’est nécessaire.
Ou : je ne m’en occupe pas encore. Cette dernière possibilité est beaucoup plus importante qu’elle en a l’air. Parce qu’il existe une grande différence entre « Je ne traite pas ce dossier maintenant. » et « Je vais l’ouvrir, le regarder, réfléchir trente secondes, le remettre de côté… puis recommencer demain. » Dans le deuxième cas, vous ne reportez pas simplement le travail. Vous en fabriquez une première couche inutile.
Ne les lisez pas !
Oui. C’était déjà mon conseil dans l’ancienne version de cet article. Si vous savez que vous n’avez ni le temps ni l’intention de traiter quelque chose maintenant, pourquoi commencer à le lire ? Simple curiosité ? Habitude ? Parce qu’une petite enveloppe rouge vous indique qu’il y a un nouveau message ?
Vous ouvrez. Vous lisez. Vous pensez : Ah oui, il faudra que je m’en occupe. Puis vous retournez à ce que vous faisiez. Quelques heures plus tard, vous revenez au message. Vous le relisez. Vous devez retrouver le contexte. Vous recommencez à réfléchir. C’est parfois ce deuxième passage qui coûte plus cher que le premier.
Et si l’ouverture du message a, en plus, interrompu une tâche importante, nous sommes encore dans une autre mécanique : celle des interruptions auxquelles nous donnons nous-mêmes accès à notre attention. Même message. Deux façons différentes de perdre du temps.
Le téléphone sonne…
Dans mon exemple d’origine, le téléphone finit par sonner au moment où notre spécialiste des piles commence enfin à revenir sur les documents qu’il vient de trier. J’aime toujours cette scène. Parce qu’elle montre parfaitement le piège. Vous n’avez pas terminé les premières choses. Une nouvelle vient d’entrer.
Et si vous la traitez de la même manière ? Nouvelle pile. Nouvelle note. Nouveau rappel. Vous ne gérez bientôt plus votre travail. Vous gérez la mémoire de tout ce que vous n’avez pas terminé. Post-it. Drapeaux rouges. Rappels. Listes. Sous-listes. Applications. Notifications pour vous rappeler de regarder vos listes.
À un moment donné, l’organisation elle-même devient une tâche. C’est peut-être là qu’il faut s’arrêter.
Je fais maintenant et complètement
C’était le principe que j’utilisais dans mes formations : je fais maintenant et complètement. Il ne veut pas dire « tout faire immédiatement ». Il veut dire : ne pas laisser une chose entrer dans votre système sans prendre une décision sur ce qu’elle devient. Dans mes supports de formation, je représentais cela comme un flux : une demande, un appel, un e-mail, une idée ou un document entre ; puis il doit déboucher sur une action, une planification, une délégation, une attente justifiée, un classement ou une élimination.
Autrement dit : une entrée doit obtenir une destination. Je ne vous propose pas une religion de la productivité. Je vous propose simplement d’observer quelque chose pendant une journée : combien de fois revenez-vous sur la même chose avant qu’elle soit réellement terminée ? Un e-mail. Un document. Une facture. Une décision. Une petite tâche administrative. Ne mesurez même pas le temps. Comptez les passages.
Une fois ? Deux fois ? Trois fois ? Davantage ? Vous pourriez découvrir que certaines de vos journées ne sont pas encombrées uniquement par la quantité de travail. Elles le sont aussi par le nombre de fois où vous recommencez à vous occuper du même travail. Et là, nous disposons enfin d’un levier intéressant. Pas travailler plus vite. Recommencer moins souvent.
Terminez ce qui peut réellement l’être tout de suite
Certaines petites tâches ne méritent pas une organisation sophistiquée. Répondre oui ou non à une invitation. Valider une information. Envoyer un document déjà prêt. Classer quelque chose qui ne nécessite aucune action. Prendre une décision simple. Si vous pouvez réellement terminer la chose immédiatement sans saboter une tâche plus importante, terminez-la. Sinon, prenez une vraie décision sur le moment où elle sera traitée.
Ce que je veux éviter est l’entre-deux permanent : je commence sans terminer. Car ces tâches inachevées continuent à occuper une petite place. Sur le bureau. Dans la boîte mail. Dans l’agenda. Et parfois dans votre tête.
Et si vous êtes déjà complètement débordé ?
Alors le problème dépasse probablement cette seule habitude. Lorsque tout s’accumule, que chaque journée commence avec la précédente encore sur les épaules et que vous ne savez même plus où intervenir, commencez plutôt par identifier ce qui remplit réellement votre temps. Ici, notre objectif est beaucoup plus étroit. Je ne vous apprends pas à gérer toute votre journée.
Je vous demande seulement : quand quelque chose arrive devant vous, qu’en faites-vous ? Une vraie décision ? Ou une nouvelle pile ?
Mon ancienne semaine de quatre jours
Dans la première version de cet article, j’allais beaucoup plus loin. J’expliquais qu’en changeant ma façon de traiter les choses et en améliorant l’organisation de mon environnement de travail, j’étais arrivé personnellement à travailler différemment et à dégager beaucoup plus de disponibilité. Je pourrais vous promettre la même chose. Une semaine de quatre jours. Trente minutes gagnées chaque matin. Une journée supplémentaire.
Ce serait séduisant. Mais ce ne serait pas sérieux. Votre activité n’est pas la mienne. Votre charge n’est pas la mienne. Vos contraintes non plus. Je préfère donc vous proposer une expérience beaucoup plus simple. Pendant une semaine, observez une seule chose : chaque fois que vous reprenez une tâche, demandez-vous si vous auriez pu éviter ce deuxième passage.
Pas toujours. Mais parfois, oui. Et si cela arrive cinq, dix ou vingt fois dans une journée, vous commencerez peut-être à comprendre pourquoi votre bureau peut être merveilleusement organisé… alors que votre travail, lui, continue de vous attendre. Le spécialiste des piles avait tout bien rangé. Il lui restait simplement à commencer.