Connaissez-vous le spécialiste des piles de documents : À faire urgent, À faire demain, Téléphoner, Répondre, À classer, etc. Lorsqu’il aura fini, tout sera bien rangé; cependant rien ne sera réglé. Savez-vous pourquoi cela ne fonctionne pas ? La gestion du temps !
Rappelez-vous votre type de gestion du temps.
Vous vous asseyez à votre bureau, il est 9 heures, vous regardez en soupirant la quantité de documents étalés sur votre bureau ou la liste impressionnante de mails et vous vous décidez.
Vous prenez un premier document ou email. C’est une invitation pour participer à une activité de réseautage. Vous vous dites : « Il faut que je m’inscrive », et vous mettez le document dans la pile À Faire.
Le deuxième document concerne un dossier en cours. Vous le mettez également sur la pile À Faire, pour suite à donner… plus tard.
Le troisième document est la facture pour un livre que vous avez commandé. « Ce n’est pas urgent », dites-vous et vous créez une nouvelle pile À faire plus tard.
Lorsque vous avez fini de trier vos documents et de faire des piles, vous revenez à votre pile À Faire et voilà, le téléphone sonne… vos piles resteront sur votre bureau, car une nouvelle tâche vient de rentrer…
Dans le meilleur des cas, vous n’êtes pas dérangé et vous reprenez chaque document UNE DEUXIÈME FOIS. Ne trouvez-vous pas que les 30 minutes que vous avez mis à faire vos piles sont du temps gaspillé ? Ne vaut-il pas mieux passer à l’action en prenant chaque document, chaque mail, une seule fois et aller jusqu’au bout de l’action ? Si cela est possible, bien entendu.
Agissez immédiatement
Faire tout de suite ce qui vous embête vous fera perdre l’habitude de remettre à plus tard ces tâches peu importantes que vous avez l’habitude de reporter et qui s’accumulent sous forme de piles, de post-it, alors que vous pourriez les régler en quelques minutes.
Un autre avantage de cette méthode en gestion de temps au travail est que vous allez vous occuper de vos documents immédiatement, il n’y aura plus d’accumulation de notes pour vous rappeler une multitude d’actions que vous auriez pu régler en quelques minutes.
Rappelez-vous, le spécialiste des piles. Il lui faudra repasser (comme le fer ;- ) à travers ses piles pour enfin agir. Il refait 2 fois le même travail.
Ne les lisez pas !
C’est le conseil que je vous donne, si vous n’avez pas le temps ou pas l’intention de vous occuper complètement de chaque document, de chaque mail tout de suite.
La semaine de 4 jours ou moins, c’est pour vous !
Vous pouvez arrêter de travailler jeudi soir, comme moi. Mon secret : Je fais maintenant et complètement ce qui est décrit ci-dessus. Je gagne 30 minutes tous les matins et en ajoutant la méthode des « 5S et de la poubelle » que je vous présenterais plus tard, je peux travailler 4 jours ou même moins et faire plus de travail… que ce que je faisais anciennement.
Comme entrepreneur ou autoentrepreneur, cette journée supplémentaire peut vous permettre de prospecter de nouveaux clients. Plus de clients = plus de chiffre d’affaires. Donc votre temps vaut de l’argent. Ne le gaspillez pas !
Alors, plus de clients ou plus de vacances en famille. Ou pourquoi pas les deux !
Ne me croyez pas… mais faites-le pendant une semaine et voyez les résultats !
Pierre Bertucat, votre marketeur