pour en finir avec les voleurs de temps
je vous pose la question : qu’est-ce qu’un voleur ? C’est quelqu’un qui vous dérobe quelque chose qui vous appartient, par la menace ou sans que vous ne puissiez réagir.
Mais ces soi-disant voleurs de temps vous volent-ils votre précieux temps par la menace, ou sans que vous n’y puissiez rien ? Absolument pas. Vous êtes consentant, vous êtes complice.
Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir des trucs que vous pourrez appliquer dans 3 minutes et voir les effets immédiatement sur la gestion du temps, de votre temps, au quotidien.
Voici quelques éléments sur lesquels vous pouvez avoir le contrôle, mais suivez les consignes que je vous donne au fur et à mesure de votre lecture. Si vous dites : « je vais le faire tout à l’heure ou demain », vous ne le ferez jamais. Ne cherchez pas d’excuses, agissez. Vous serez étonné du temps gagné dès aujourd’hui.
Les réseaux sociaux
Ah ces réseaux sociaux, à tout moment vous twittez, vous facebookez, vous bloguez, vous linkedinez, vous viadeoyez et j’en passe… Vous êtes atteints de Lucky-Luke mania. Vous socialisez plus vite que votre ombre. Avec comme résultat de perdre le contrôle de votre emploi du temps.
La solution pour avoir enfin plus de temps pour vous, du temps libre… vive la liberté : réservez dans votre planning journalier des plages de temps pour socialiser. Vous aurez ainsi moins de stress au travail et vous serez un blogueur heureux.
À faire maintenant : « Arrêtez de lire, choisissez vos plages de temps et respectez-les. »
Les emails
Les e-mails nous permettent de gagner du temps… en principe. Au lieu d’utiliser le courrier traditionnel, ils permettent d’envoyer un message, le temps d’un simple clic.
Cependant, l’e-mail a aussi certains aspects négatifs. Beaucoup de gens le consultent à chaque fois que le signal d’arrivée retentit, ce qui perturbe leur concentration sur l’activité en cours.
À faire maintenant : Désactivez le signal d’arrivée !
D’autres en sont tellement dépendants qu’ils passent des heures à lire et à répondre à chaque nouveau message. Le simple fait de trier vos e-mails et de supprimer les spams vous fait également perdre beaucoup de temps. Voici quelques conseils qui vous permettront d’optimiser la gestion de vos e-mails et vous feront gagner un temps précieux :
- Ne vérifiez pas vos e-mails plus de 2 fois par jour
Pour être efficace, consultez vos mails :
le matin pour prendre connaissance des messages arrivés la veille dans l’après-midi et dans la nuit
et en début d’après midi pour ceux arrivés le matin.
- Mettez en place une page Foire Aux Questions (FAQ) sur votre site
La même question peut vous être posée souvent. Exemple : comment utiliser un produit, comment s’enregistrer, etc.
Répondre à la même question à maintes reprises vous fait perdre un temps considérable. Archivez les questions fréquemment posées dans une section FAQ. Vous ne recevrez alors que des e-mails sur des sujets spécifiques.
- Formulez des réponses brèves
Écrivez vos e-mails de manière courte, mais claire. Ne compliquez pas l’explication. N’abordez qu’un seul sujet par mail. Dans l’espace objet soyez précis.
Le téléphone
Le téléphone peut vous faire gagner du temps pourvu que vous l’utilisiez correctement. Au lieu d’envoyer un mail, téléphonez afin d’obtenir une réponse immédiatement. Parler est bien plus rapide qu’écrire. Cependant, si votre correspondant a lu mon article, vous risquez de parler à sa boîte vocale.
Évidemment, il existe des cas où l’e-mail est plus efficace, par exemple lorsque vous devez communiquer une liste détaillée ou lorsqu’il est important de garder une trace écrite. En affaires, par exemple, privilégier l’envoi de mails. Le bon sens va vous l’indiquer.
Certains vous diront que vous pouvez empêcher les appels téléphoniques de voler votre temps en expliquant à votre interlocuteur que vous avez des choses urgentes à régler et que vous le rappellerez dès que vous aurez terminé.
Eh bien NON. Si vous n’avez pas le temps de parler à quelqu’un, vous ne devez même pas décrocher le téléphone. Vous perdez plus de temps si vous le faites. Le temps que vous donniez votre explication, que votre correspondant tente de vous persuader que cela ne prendra que quelques secondes, le voleur de temps a gagné.
Un allié précieux pour la gestion de temps : la boîte vocale. Elle est là pour prendre les messages.
À faire maintenant : paramétrez votre boîte vocale.
Les files d’attente
Vous perdez patience lorsque vous devez faire la queue longtemps. Évitez à tout prix d’aller dans des endroits où il y a beaucoup de monde. Si vous ne pouvez pas l’éviter, choisissez une période où il y a moins de monde.
Par exemple, faites vos courses pendant la semaine. N’allez pas faire du shopping les week-ends ou les jours de paie. Achetez vos biens par téléphone ou internet. Si vous considérez que votre temps vaut de l’or, alors, le temps que vous gagnez en utilisant les technologies vaudra bien plus que l’argent que vous dépenserez en plus.
Si vraiment vous n’avez pas d’autres choix — attente chez le dentiste, par exemple — ne vous plaignez pas, mais utilisez plutôt votre temps pour faire quelque chose d’utile comme lire un livre, réécouter une conférence sur votre smartphone, notez des idées, etc. C’est cela la gestion de temps opportuniste.
À faire maintenant : Mettez un carnet de note dans votre poche ou dans votre sac, importez dans votre smartphone une conférence, un atelier audio-vidéo, télécharger un guide pratique, etc.
Les embouteillages
Voilà encore une situation où vous risquez de perdre rapidement votre sang froid, surtout lorsque vous êtes déjà en retard pour un rendez-vous. Évitez les périodes de pointe. Si votre destination n’est pas très éloignée, y aller à pied peut vous faire gagner du temps, de l’argent (ticket de bus, de métro) et permet, en même temps, de faire de l’exercice. Si vous le pouvez, utiliser un GPS pour choisir le meilleur itinéraire en voiture.
La télé et la radio
Qui peut résister au fait de regarder son émission favorite à la télévision ?
Si vous voulez vraiment avoir plus de temps, éteignez votre télé. Je sais qu’il est difficile de se discipliner, mais si vous commencez à regarder la télévision, vous n’arriverez plus à vous arrêter. Le programme d’une heure pourrait se transformer en une addiction de 4 heures.
Soyez strict dans la gestion de votre temps pour la télévision.
La même règle s’applique à la radio. Si vous voulez vraiment l’écouter, choisissez une musique qui stimule votre cerveau ou qui vous calme, la musique classique, si vous l’aimez.
Le trop, c’est trop ! Alors maitrisez la gestion du temps.
Chaque jour, nos vies deviennent de plus en plus complexes. De multiples décisions doivent être prises, on nous inonde de tonnes d’e-mails ou de paperasses et en plus, toutes ces tâches à réaliser avant la fin de la journée, sans compter le client qui attend son rapport depuis hier.
Pour résoudre ce problème, un allié précieux pour gérer son temps et organiser son travail : votre agenda. Mais savez-vous l’utiliser efficacement ? Je vous apprendrai comment vous en faire un puissant allié.
Dans une prochaine intervention, je vous révèlerai un secret : pourquoi, malgré vos nombreuses lectures sur la gestion du temps, voire votre participation à un atelier sur la question, vous ne réussissez toujours pas, ou presque pas, à maîtriser la gestion de votre temps si précieux ? Mais avant, et maintenant que vous avez plus de temps libre, vous allez en profiter pour faire plus de vente. Comment, vous le saurez dans le prochain article. Au plaisir de vous revoir.
Pierre Bertucat, votre marketeur